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自学招生考试档案管理小议
来源:2008年第2期   撰稿:刘华   发生时间:2008-09-24
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    一、自学自学招生考试档案在招考工作中的作用
    
     自学招生考试档案是指自学考试过程中形成的真实记录,包括各种文件、简报、试题、成绩、考籍档案资料等材料,不论是对自学招生考试的研究,还是对实际工作,都具有重要的作用。
    
    (一)为探索自学招生考试发展规律提供条件。自学招生考试从建立迄今所形成的各种文件、简报、规定、办法等,都真实地反映了自学招生考试重大决策的缘由、依据、论证过程、结论,包括反馈的信息和参与决策的领导、专家、教授的意见,这些材料对自学招生考试由浅入深的变化情况以及思想认识演变的原始状况都如实客观地予以记载。因此,它较真实地反映了自学招生考试发展、变化的过程,成为研究自学招生考试发展规律的重要依据。同时,借鉴档案材料还可以对自学招生考试的性质、任务、地位,以及开考专业、制定专业考试计划、组织命题、教材供应、社会助学,进行课程考试、成绩管理等问题,从理论上进行探讨和研究。
    
    (二)为研究、掌握考试标准提供根据。坚持考试标准,确保考试质量,是自学招生考试的生命线。通过对历次考试试题和考生答卷情况的分析,不仅可以检查命题掌握标准的情况,也可以分析、研究考生学习中的问题,并在分析试题信度、效度的基础上遴选试题,以丰富题库内容。自学招生考试档案中保存的试题和答题参考要点,以及抽样保留的考生试卷,均是进行上述分析的可靠根据,从而进一步改进自学招生考试命题工作,提高命题质量。
    
    (三)为审核考生学历提供证据。自学招生考试中的自学考试采取“单科考试,成绩累计”的办法审定学历。自学考生参加考试的周期长短不一,毕业年限不等,自学招生考试的档案特别是成绩档案为考生参加考试的全部过程提供成绩资料,以证明其已达到的学历水平和是否可以按照考试计划规定获得专科或本科毕业学历。所以,考籍档案在自学招生考试中具有重要的使用价值。
    
    二、自学招生考试的档案类别
    
    自学招生考试档案主要分为文书档案、考试档案、理论研究档案等。
    
    (一)文书档案。党和国家领导人对自学考试的指示,考试委员会及其重要会议的记录,制定自学考试政策、规定而形成的文件、通知;有关问题的请示和批复;上级主管部门对自学考试有关事宜的批文,考试职能机构向上级主管部门、下属各部门及主考学校签发的各种重要通知、简报、通报;各种会议、活动中领导人的签字、亲笔手书、录音、录像资料、光碟等。
    
    (二)考试档案。考试档案主要包括考试计划档案、教材供应档案、考务档案、考籍档案、社会助学档案、命题档案等。(1)考试计划档案。主要是自学考试历年开考的各专业考试计划、课程考试大纲,历年的课程考试时间安排及有关的考试计划调整状况等资料。(2)教材供应档案。主要是各单位预订教材、大纲的目录、预订单和结算清单等资料。(3)考务档案。主要是各次考试的考生报名登记表、历次报名人数统计表、考生自然情况表、课程报考统计表、实践性课程考核报考名册、试卷袋数统计表、考次开发点考场编排方案、考点登记表、考区考点负责人名册、监考人员名册、考场记录、实考情况统计表和违纪舞弊记录、各学校阅卷工作分工表、各学校阅卷教师情况登记表、各门课的阅卷试评表、复合统计表、阅卷工作总结等资料。(4)考籍档案。主要是历次自考生的成绩册、合格情况统计表、实践考核与论文答辩成绩登记表、毕业生名册、毕业生情况统计表、课程免考申请表、考生转考申请表、考生卡片等资料。(5)社会助学档案。社会助学组织注册登记公告、社会助学审批表、各社会助学组织的助学规模、助学率、收费标准、教学及管理人员等资料。(6)命题档案。各专业各门课程历次考试的试题、答题参考要点(答案)和评分说明,命题教师的情况登记表以及命题、阅卷工作中出现的重大问题和处理意见等资料。
    (三)理论研究档案。主要是对自学招生考试的介绍、评价、自学考试理论研究的学术专著、论文汇编,各地自学考试报刊上有关自学招生考试理论研究的论文,以及各个时期、各种问题的典型材料、数据分析、调查报告等资料。
    
    三、自学招生考试档案管理
    
    自学招生考试档案成分复杂多样,档案来源涉及各级教育行政部门、考试委员会、考试机构,主考学校、考生个人等。因此,只有对档案材料进行缜密的整理,坚持做到完整、准确、规范,才能真实地反映自学招生考试各项活动的本来面目,为自学招生考试事业的发展提供有效服务。
    
    (一)自学招生考试档案管理的原则与要求。(1)便于利用。档案材料应该为自学招生考试的事业发展服务,随时随地为自学考试各方面工作提供信息和数据,为改进自学考试工作提供科学、准确的依据,因此,各级考试机构要高度重视档案管理工作,把档案材料的收集、整理、鉴定、保管工作,纳入经常化、制度化、规范化的轨道。(2)遵循完整性原则。档案的收集要齐全,不能残缺短少,不能割裂分散,零乱堆砌。要按照自学招生考试工作的性质、系统、形成时间、规律等对档案材料进行科学地分类。在平日的工作中,随时发现材料随时收集,特别是一些容易遗漏的档案材料,如有关人员外出带回的文件材料等。要定期对档案材料进行核对、检查,不完整的一定要补齐;不规范、不准确的要严格核查,查明原因。特别是考生的考籍档案,一定要保持完整,不能有任何差错,否则,将会给工作带来很大损失,在社会上造成不良的影响。(3)集中统一管理。自学招生考试档案管理直接关系到选育人才的质量。由各级自学招生考试机构统一负责,统筹规划,全面安排,建立专人保管制度。平时要注意将散存在各部门或个人手里的档案材料定期收集,便于统一管理,统一传阅,及时收回归档,发挥其应有的作用,提高使用价值。(4)保密安全。质量是自学考试的生命线。在命题、制卷、试卷的运送和发放等工作环节中都存在着需要保密、安全的问题。因此,档案管理人员要严格遵守保密制度,按照保密工作的要求,规范自学招生考试档案材料的管理,保密的档案必须要加密保存,以确保自学招生考试工作的顺利进行。
    (二)自学招生考试档案的保管。自学招生考试档案的保管相当重要。因此,在档案管理工作中,必须要建立健全岗位责任制及严格的工作制度。(1)严防材料散失,要指定专人负责。档案材料应按期收集、整理、立卷、归档。借阅档案者,只限于在档案室内查阅,并建立严格的借阅、登记制度,以防档案丢失。(2)严防毁坏档案。在档案保管中,应采取切实有效的手段,如档案存放点禁止使用明火,定期喷洒防虫药剂,以防止档案受到损坏。(3)对于重要的档案材料,特别是考生的考籍档案,各级自学招生考试机构都要备份,互相监督、保存。(4)各级自学招生考试机构应配备相应专(兼)职档案干部,统一、规范管理自学招生考试的档案材料,并定期向教育行政部门或档案管理部门办理移交。
    总之,自学招生考试档案既要执行一般的档案管理规定,又要根据自学招生考试的特殊要求,予以妥善管理,这样才能充分发挥档案的使用价值,为自学招生考试事业的发展提供良好、有效的服务。
    
    (作者单位:青岛市招考办)
    
 
 
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